Cómo organizar tu tiempo: Parte I

Hoy es un día especial. Sí, lo es. Porque por fin voy a desvelar uno de mis mayores secretos, un secreto que ha dado lugar a que muchas personas me pregunten ¿CÓMO LECHES TE DA TIEMPO A TODO?

Esta pregunta me la habéis hecho mucho vosotros y también mis amigos de la vida 1.0. Siempre me ha hecho mucha gracia… porque me lo preguntáis de una manera curiosa, como si yo tuviera la habilidad de parar el tiempo… 

Después de leer un montón de comentarios en los que me pedíais este tipo de entrada, solo me vino un nombre a la cabeza, Elia, de superyuppies (si no la conocéis os pongo un cero desde ya ;). Así que decidí mandarle un mensajico y ponernos a trabajar. Como siempre, ella me quiso ayudar y colaborar, sin pensárselo dos veces, en este post. 

¿Y por qué es la mejor persona para explicarnos esto? Pues porque aquí la amiga ha publicado una guía para gestionar el tiempo que quita el hipo! Y lo digo con conocimiento de causa porque yo misma la he comprado. Así que si después de leer esto, queréis saber muchísimo más y aprender a gestionar muchísimo mejor nuestro, tan limitado, tiempo, os recomiendo con fuegos artificiales y megáfono en mano que paséis por su blog y os hagáis con esta guía. 

Por lo pronto, vamos a poneros los dientes largos con lo que aquí se va a decir.  Aviso a navegante: hoy nos enrollamos como persianas de ventanales de palacete… así que tomaros vuestro tiempo, juro y perjuro que va a merecer muchísimo la pena. Como siempre os digo, no hay dinero de por medio, solo el fiel objetivo de daros luz... o más bien un fogonazo para que podáis organizar mejor vuestra-nuestra caótica vida. 

Dividiré el post en dos. Uno lo tendréis hoy y el otro lo tendréis el próximo día! Había pensado en poner todo en uno... pero quedaba muy muy largo. Así que sesión doble

Empiezo el post diciendo que milagros a Lourdes. Es decir, asumid de una vez (donde yo me incluyo) que el día tiene 24 horas y que llevar una buena organización y aprovechar bien el tiempo es un trabajo costoso. No se consigue de la noche a la mañana. Exige muchísima voluntad y repetición para que se convierta en un hábito. Al principio costará, pero a base de repetir y repetir, llegaremos a conseguir nuestro propio método de organización eficaz. 

“La interrupción-reanudación de una tarea conlleva una pérdida de tiempo y eficacia”

Elia: por mucho que no empeñemos en decir lo contrario, esto es así. Empezar una tarea, dejarla de lado para empezar otra y retomarla un tiempo después… no sirve más que para malgastar nuestro tiempo ya que el ‘reanudar’ siempre conlleva tener que volver a empezar casi desde el principio.

Ponte un horario conociéndote a ti mismo: 

Elia: Esto es mucho más sencillo para la gente que trabaja fuera de su domicilio, pero para los que si lo hacéis desde casa es imprescindible establecerse un horario, de esos que no se pueden tocar, y procurar cumplirlo porque estar disponible o al caso de nuestro mini negocio las 24 horas del día…es imposible!

Además, a la hora de hacer un horario debes tener en cuenta que todo el mundo tiene horas específicas y diferentes (de persona a persona) en las que resultan ser más productivas. Por ejemplo, yo tengo comprobado que de 9 a 11am, el tiempo me cunde muchísimo más que después de comer, que me entra la ñoña y me da por vaguear por el facebook…

Pues bien, en estos picos de productividad es cuando debes acometer tus más arduas tareas, aquellas que conlleven más concentración. Puede ser escribir un post, o hacer fotos a tus productos, o responder mails… Sácale jugo a cada bloque de tiempo: lo más importante por la mañana, lo menos por la tarde. O como sea en tu caso vaya!!

May: yo pienso que el horario se tiene que aclimatar al ritmo de vida de cada uno. No todo el mundo trabaja por las mañanas (como es mi caso) y no todos somos igual de productivos a las mismas horas del día (como bien dice Elia).

Además el horario semanal o diario, yo os recomiendo que os hagáis una lista de tareas mensual. Adivinos no somos, eso ya lo sabemos, pero para mi es muy importante crear una lista de tareas mensuales (podremos ir añadiendo más cosas conforme pase el tiempo). Una vez creada esta lista de tareas tendremos que organizarlas y distribuirlas a lo largo del tiempo. Así no olvidaremos nada (bueno, seamos humanos, algo fijo que vamos a olvidar... pero que sea la excepción).

Al distribuirnos las tareas a lo largo del mes podremos tener una perspectiva más global de todo lo que tenemos que hacer y el tiempo que vamos a necesitar para cumplir con todo. Así, si nos entran nuevos trabajos, proyectos, etc., seremos capaces de tomar una decisión: podemos o no podemos. Quizá no podamos ese mes, pero podemos proponer que sea para el mes que viene o priorizar tareas. Como ya vermos más adelante.

Ah! y procura ser un poquito flexible, que siempre hay imprevistos. Aunque de esto ya hablaremos.

Compra/recicla/crea tu propia agenda 

Elia: No se puede ir por el mundo sin una agenda donde anotar todo lo que te has propuesto hacer en ese día, semana, mes. Tu cabeza tiene un límite y no es un pozo sin fondo. Así que olvídate de las notas mentales porque suelen ser poco fiables y apuesta por escribir tus tareas.

Hace un tiempo publicamos precisamente un post sobre ‘como usar la agenda con eficacia‘ así que no me voy a explayar en este punto (porque ya lo hice en este otro post…) y además, ponemos de nuevo a tu disposición nuestro blog planner descargable e imprimible! :)

May: totalmente de acuerdo con lo anterior. Como nota adicional yo os diría que no tengáis mil agendas. Solo una, una agenda fuerte y resistente que os pueda acompañar allá donde vais. Si no sois de bolsos grandes, llevad un cuardernito o una libreta pequeña, donde podáis anotar ideas, compras, tareas… pero después todas estas notas deben volver a la agenda madre. Si tenemos miles de papelitos, post it, notitas y demás… fijo que alguna se nos olvida. Así que… tened esto en cuenta. 

Es decir, buscad vuestro método de organización. Quizá no sea el mismo que el nuestro, pero será el vuestro y será el que de verdad os ayude a ser más productivos. El mío es el siguiente:

• Un calendario grande donde anoto todo lo que tengo que hacer ese mes y lo distribuyo por días.
• Una agenda: donde anoto de todo, emails, tareas pendientes, etc. semana a semana. 
• Una libreta viajera: me la llevo a todas partes (como os voy a contar más abajo). La tengo dividida en partes y anoto todo lo que se me ocurre a lo largo del día. Muchas de esas notas vuelven a la agenda madre y otras solo las voy tachando cuando las cumplo. 

Hazte una libreta de tareas

Elia: Si, además de la agenda, donde anotamos las cosas más importantes a hacer durante la semana también necesitamos una libreta de tareas o cuaderno de notas (también vale un papel, un móvil) donde iremos apuntando nuestras tareas del día a día: llamadas, mails a contestar, informaciones que buscar y todas esas cosas que decimos que tenemos que hacer HOY y que si no nos las anotamos, nos acabamos olvidando.

Al final del día comprobaremos lo que hemos podido hacer y lo que no. No hay que desesperarse, lo que hoy no ha podido ser…será hecho mañana. Lo importante es acostumbrarse a hacer este repaso.

May: yo reciclé una agenda chunga que tenía por ahí. La dividí con post it y washi tapes en varias partes y siempre la llevo en mi bolso a modo de libreta.Es mi libreta viajera! Hice una división muy sencilla:

• Ideas para posts (por si de repente se me ocurre alguna idea y luego se me va la olla),
• Ideas para diseños: más de lo mismo
• Webs, enlaces y tiendas que me gustan: cada día, descubro nuevas webs y blogs… y no siempre las descubro en casa. Así que me las anoto para después poder visitarlas o incluirlas en el diario de las buenas noticias.
• Tareas: voy anotando las tareas que me surgen mientras no estoy en casa. Quizá estoy en el trabajo, recibo un email y debo contestarlo más tarde… pues bien, lo anoto para recordarlo. Algunas de estas tareas, si son a largo plazo, las anoto en mi agenda, si son rápidas o inmediatas (como contestar a un mail o hacer una llamada) las voy haciendo a lo largo del día. 

Ten una lista de tareas pendientes

Elia: esta es la mejor opción para cuando no has podido cumplir con todas las tareas que te has marcado un día. Es decir, si un día no te ha dado tiempo a terminar lo que sea… escríbelo. Hazte una listita con todas aquellas cosas no-urgentes que van quedando como poso en la taza del devenir de la vida y ve terminando dichas tareas a medida que vayas pudiendo.

Eso si, no procastines en exceso porque sino, lo no-urgente pasa a súper-urgente-oh-my-god y exprimiendo de nuevo el refranero español… las prisas nunca son buenas.

Aprende a priorizar 

Elia: hazte un cuadrante donde aparezca lo urgente, lo no urgente, lo importante y lo no importante, y sobretodo aprende a priorizar de tal manera que lo importante y no urgente no acaben convirtiéndose en súper urgente. Cada uno es responsable de si mismo y por ello todos conocemos nuestros límites y posibilidades. No querer abarcar más de lo que uno puede y aprender a priorizar nos ayudarán muchísimo a que nuestro negocio no fracase y sobretodo a que la cabeza no nos explote.

May: a mi esto sí que me cuesta, creo que es mi talón de Aquiles. Como ya he dicho más arriba, es imprescindible tener un horario o una lista de tareas a realizar. Pero también tenemos que aprender a priorizar. Puede ser que nos hayamos propuesto un mes 15 tareas. Pero de esas 15 tareas no todas son igual de importantes. 

Por ejemplo: este mes me he propuesto dar un cambio a mi página de cursos. Esta tarea no es prioritaria, así que si me entra un nuevo diseño, un proyecto o una colaboración, podrán pasar a ser prioritarias... mientras que el cambio de imagen puedo dejarlo para más adelante. 

Teoría del minuto

May: no recuerdo muy bien dónde leí por primera vez esta teoría. Lo que sí sé es que se ha convertido en algo imprescindible en mi vida. Esta teoría viene a decir que si tienes que hacer algo y su ejecución cuesta menos de un minuto, hazlo. Así evitamos posponer algo que podemos hacer en un momento. Si lo dejamos para otro momento, nos encontraremos con un montón de cosas por hacer que podíamos tener ya hechas. 

Delimita tus tiempos y crea tiempos realistas

Elia: Es decir, no puedes hacerlo todo a la vez y no todo el día puedes disponer de tu tiempo tal y como te gustaría. Hay obligaciones por cumplir y quehaceres ordinarios que no puedes dejar de atender.

Como esto es inevitable, (a no ser que tengas un marido estupendísimo como el mío… ^^) vas a tener que aprender a delimitar tus horas de trabajo y crear bloques. Delimita cuales son estas horas que tienes disponibles y cumple con los horarios. No por muchas horas frente al ordenador vas a rendir más…

Una vez delimitados estos bloques de trabajo, aprende a ser realista, es decir, no te pongas 3456 tareas a hacer en un día porque obviamente no las vas a poder realizar y esto te va a frustrar y además te hará sentir incompetente. Nada que ver, se trata de ser realista con las previsiones de trabajo diarias.

May: y mira que yo pensaba que podía hacer 5 cosas al mismo tiempo. Qué cruel decepción!! jajaja Qué dormir es una obligación... lo que tengo que oir ;) Pero, pese a que me duela, es así. Tú, mejor que nadie sabes qué tiempo tendrás que dedicar a cada tarea, así que sé realista a la hora de anotarlas en tu agenda. 

No escribas 5 tareas que te van a llevar 4 horas cada una. Intenta, además, que haya de todo, cosas que te gustan más y cosas que te gusten menos. Si no lo hacemos llegará un día en el que todas nuestras tareas sean tediosas y tardaremos la vida en terminarlas. A mis alumnos, siempre les digo que en su plan de estudio diario deben llevar el siguiente orden:

• Comenzar por una tarea que no sea ni muy fácil ni muy difícil, así calentamos motores. 
• Seguimos por aquello más complicado, lo que más nos cuesta. 
• Y terminamos con lo más sencillo y divertido.

Yo, cada día, en mi agenda, indico qué tengo que hacer ese día, y al lado escribo el tiempo que le voy a dedicar a cada tarea y LO CUMPLO. No hago lo de... un ratito más. No!Tengo que cumplirlo, porque tengo varios frentes abiertos, varios proyectos y cada uno necesita su tiempo. De esta manera sientes que aprovechas el tiempo y que lo haces de verdad. 

Ejemplo basado en la realidad 1: 

Un ejemplo real de cómo organizaría una jornada de trabajo en el blog (no es lo que hago todos los días, pero sí es la organización de un día cualquiera)

• Comienzo preparando carteles y diseños para mi blog y para otros blogs. (2 horas máximo) 
• Continuo preparando 1 o 2 entradas para el blog. Esto dependería del contenido de cada una de las entradas. Aunque intento preparar una que lleve más trabajo y otra que lleve menos trabajo. (3 horas máximo) 
• Termino contestando emails y preparando las publicaciones de Facebook, por ejemplo. (1 hora máximo)

Esta sería una organización para mi y para mi trabajo. Tened en cuenta que yo tengo otro trabajo fuera del blog, por tanto no puedo dedicarle más horas (aunque debería dormir más y dedicarle menos horas al día) pero como os digo tendréis que adaptar lo que os decimos a vuestra vida y a vuestro proyecto o negocio.

Otro ejemplo que no tiene que ver conmigo 2:

Para cada uno la dificultad es distinta, así que puede que esta organización no sea la más indicada... pero es para daros una idea. 

• Comienzo sacando fotos a los productos de mi tienda online, tartas o demás cosicas que quiera enseñar al mundo. (ponga aquí el tiempo deseado) 
• Preparo pedidos: envuelvo, coloco, voy a correos, preparo paquetes, hago tartas, hago pulseras... dibujo, lo que sea. ESO SÍ, TODO A LA VEZ NO. Indicad qué cosas son las que vais a hacer ese día. (ponga aquí el tiempo deseado) 
• Contesto emails a proveedores, clientes, hago caso a mis redes sociales, etc. (ponga aquí el tiempo deseado)

Y de momento aquí lo dejamos, que no es moco de pavo todo lo que acabamos de poner por aquí. Pronto habrá una segunda entrega igual de útil. Aprovecho para dar mil  millones de gracias (o más) a Elia por organizar tan tan bien su tiempo que ha podido ayudarme con estas entradas. Ahora solo esperamos que os sirva muchísimo.

Y ahora toca preguntar ¿cómo os organizáis? ¿tenéis algún método? ¿sois capaces de seguir estos consejos? Prometo que es posible organizarse, lo prometo y lo reprometo, de hecho soy un ejemplo de que se puede. Así que, aunque no sea fácil (porque fácil no es) vamos a por ello!!!

Pues lo dicho, esperamos montones de comentarios, ideas, inquietudes y dudas. Nos leemos el jueves!!
Un besazo

MAY